AI is een krachtig middel, maar veel organisaties bereiken er nog niet de gehoopte resultaten mee. Collega’s weten vaak niet waar te beginnen, wat AI allemaal kan of hoe ze hierin te werk moeten gaan. Bovendien leven er veel vragen binnen organisaties over de veiligheid en wenselijkheid rond het gebruik van AI. Met een Prompt Library (een AI-bibliotheek) stimuleer je het gebruik van AI en leid je de inzet ervan in goede banen.
Mocht AI binnen jouw organisatie nog niet het succes zijn waar je misschien concullega’s wel over hoort, dan kan dat te maken hebben met een gebrek aan een Prompt Library. De potentie is vrijwel altijd aanwezig, maar de praktische toepassing blijft achter.
De oplossing? Een Prompt Library: een bibliotheek van prompts (opdrachten) die je een AI voor kunt leggen. Dankzij een dergelijke bibliotheek kun je:
Laten zien wat er met AI mogelijk is
Informatie geven over mogelijke issues rond veiligheid en wenselijkheid van AI-inzet
Tijd laten besparen op repetitief werk zoals notuleren of samenvatten
Ideeën laten genereren die anders uren aan brainstormsessies kosten
Documenten, e-mails en presentaties laten maken die voldoen aan jouw tone-of-voice en passen bij je merkidentiteit
Het eigen intranet vormt de ideale plek voor het plaatsen van een dergelijke informatiebron. Via een medium als SharePoint kun je voor je Prompt Library een eigen pagina maken en deze bijvoorbeeld categoriseren op afdeling, functie en/of gebruiksdoel.
Een voorbeeld van een openbare Prompt Library: Maastricht University
Op de pagina’ s waarin je de betreffende prompts uitschrijft, laat je zien wat de kracht is van de prompt door gebruiksscenario’s te beschrijven en kun je aanvullende tips en disclaimers opnemen.
Een dergelijk houvast zullen veel collega’s als behulpzaam en nuttig ervaren. Waak er wel voor dat je collega’s hiermee niet in een keurslijf drukt: laat ruimte open om mensen zelf te laten experimenteren met eigen prompts.
En als iemand denkt een verbetering te hebben gedaan of zelf een ultieme prompt te hebben ontwikkeld, laat ze deze dan via een formulier met de pagina-verantwoordelijke delen.
Stap 1: Breng behoeften en doelen in kaart
Inventariseer waar binnen de organisatie de grootste behoefte ligt aan AI-ondersteuning. Denk aan veelvoorkomende taken per afdeling, frustraties, tijdrovende processen of innovatiekansen. Stel eventueel een groep samen om hiervoor de benodigde interviews af te nemen.
Stap 2: Vorm een werkgroep of AI-kernteam
Stel een klein team samen met vertegenwoordigers uit verschillende afdelingen (denk sowieso aan communicatie, HR, legal en IT). Dit team helpt bij het ontwikkelen van relevante prompts en bewaakt de kwaliteit en veiligheid. Als marcom-verantwoordelijke is het hierbij van belang gebruik van de juiste tone-of-voice mee te nemen in de promptontwikkeling en outputs te sturen naar de gewenste merkidentiteit.
Stap 3: Selecteer of ontwikkel geschikte prompts
Stel per afdeling of functie voorbeeldprompts op. Begin met eenvoudige, direct toepasbare opdrachten (zoals e-mailopstellen, samenvattingen maken, brainstorms op gang helpen) en werk later toe naar geavanceerde toepassingen. Voeg per prompt gebruikstips, outputvoorbeelden en mogelijke risico’s toe. Mocht het vanwege regelgeving niet wenselijk zijn bepaalde tools te gebruiken of wil je voorkomen dat klantdata de wereld rondgaat, maak hier dan expliciet melding van!
Stap 4: Kies het juiste platform voor je Prompt Library
Gebruik een vertrouwd en laagdrempelig platform zoals SharePoint, Notion of Confluence. Zorg voor een overzichtelijke structuur (bijv. op afdeling of taaktype) en maak het ontwerp visueel aantrekkelijk met iconen en voorbeelden.
Stap 5: Licht medewerkers actief voor
Introduceer de Prompt Library via interne communicatiekanalen, demo’s of lunchsessies. Laat zien wat er mogelijk is en hoe het veilig en verantwoord gebruikt wordt. Stel opgenomen demo’s of sessies naderhand beschikbaar om collega’s op een eigen moment ermee te laten starten.
Stap 6: Stimuleer eigen inbreng en doorontwikkeling
Moedig medewerkers aan om eigen prompts te delen of bestaande prompts te verbeteren. Gebruik een eenvoudig formulier of feedbackfunctie en werk eventueel met een redactieteam dat de inzendingen beoordeelt en publiceert.
Stap 7: Evalueer en actualiseer regelmatig
Plan elk kwartaal een evaluatie in. Welke prompts worden veel gebruikt? Wat kan beter? Voeg nieuwe toepassingen toe, verwijder achterhaalde content en blijf inspelen op technologische en organisatorische ontwikkelingen. AI-tools veranderen namelijk aan de lopende band, dus je bibliotheek moet onderhouden worden.
Wacht niet af tot AI vanzelf zijn weg vindt binnen je team. Dikke kans dat dit pas over maanden, jaren of misschien wel nooit gebeurt. Zet daarom vandaag nog de eerste stap en begin met het opzetten van een Prompt Library. Geef collega’s inspiratie, houvast én de ruimte om veilig te experimenteren met AI en pluk hier als gehele organisatie de vruchten van.
👉 Start klein, denk groot – en laat AI voor je werken.
Heb je hulp nodig bij het ontwikkelen of implementeren van een Prompt Library? Neem contact met mij op – ik denk graag met je mee.